拿什么拯救你?我铺天盖地的电子邮件。

发布时间:2019-06-26     作者:263云通信     来源:263云通信
摘要:企业邮箱在企业管理中必不可少,越来越多的企业依靠电子邮件进行日常办公

在这个互联网飞速发展的时代,企业邮箱在企业管理中必不可少,越来越多的企业依靠电子邮件进行日常办公。如果把互联网比作生命,那么数据则是血液,其价值尤为重要。

伴随着邮件的日常应用,所产生的邮件数据量日趋增多。面对往来的邮件,很多人都是看完电子邮件就扔在一旁不管,导致电子邮件常年堆积成山,给接下来的使用带来巨大不便,花大量时间浪费在寻找上。如何将海量的邮件数据进行安全储存、长期保存、实时调阅、快速恢复以及遵从相关法规等问题已经日益凸显,成为企业可持续发展的重点与难点。

在这些问题的促使下,邮件归档成为企业管理主流,成为企业信息储存的必要手段。

从公司经营管理角度来看。

电子邮件已经是企业最为重要的通讯手段,已经是连接企业内外部最常用的载体,每个企业都有想通过员工电子邮件来了解、记录企业员工工作活动状况的需求,这是邮件归档的最基本诉求。另一方面,电子邮件可能会包含一些敏感或机密信息,这些信息的泄露是通过电子邮件发生的,企业有必要对邮件内容做一些管控或审计,避免不必要的损失。

从企业内容管理、知识库管理角度来看。

电子邮件作为企业内部,企业与外部客户、合作伙伴等沟通的桥梁,承载了大量的沟通内容,这些都是企业无形的数字财富,对企业来说都是宝贵的资产。而且邮件数据是动态递增的,如果有一个工具能自动进行科学的内容分类,按时间、部门、重要等级或价值等来进行归档保存,无疑是对企业知识管理的巨大补充,会形成动态的工作知识库,每个员工随时可以通过查询历史邮件找到自己所需的那封邮件,邮件归档系统是最好的企业非结构化知识数据管理知识库。

从企业运营成本角度来看。

大数据时代的到来对企业存储带来了巨大挑战,企业的邮件数据量是每日攀升的,如果任由员工长期保存,企业的邮件系统性能无法承受,存储成本也吃不消。但大量的邮件数据是重复的,无序保存是一种巨大的浪费,这就需要能大量去除重复数据、有效节省存储空间的专业的邮件归档产品来解决邮件存储成本的问题。好的邮件归档系统可以支持动态的存储资源的扩展,一步到位不需要花很多钱,可以随着企业的规模扩展逐步增加存储资源即可,能极大节省企业前期的投入成本。

从企业法律法规遵从角度来看。

邮件归档的最初需求来源于法律法规的强制要求,这是邮件归档产品诞生的最初原因,也是企业部署邮件归档产品的最原始的动因。邮件归档可以完整保存企业邮件数据,在企业需要的时候随时举证,无疑可以降低法律诉讼风险和成本,也为企业的经营活动提供必要的法规遵从合规的保证。

从以上原因分析,邮件归档对国内企业来说即是自身需要,也是法律法规遵从的必要管理工具,已经引起企业的普遍重视。



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