邮件归档，实际上广义是一种对数据存储管理的统称，重点在于如何更加合理的保存和管理数据，方便随时查看和调阅，核心思想是如何提高数据的管理和使用效率问题。

邮件归档，很多客户对归档的第一需求不是保存数据，而是对数据的优化管理。

解决方案1增加存储：这里且不说预算问题，就算存储多少可以买多少，IT人员也不能每年给一台Exchange服务器加2TB的存储吧？这不是差不差钱的问题，是技术瓶颈问题。等每个人都用满2GB邮箱的时候，说不定大家又该叫速度慢了。其实也有客户考虑过备份的问题，将旧的邮件备份起来，然后从服务器上删掉不就行了吗？当然这个方案很快就被否定。用户要那些邮件的时候怎么办？再找IT恢复回来？这样太麻烦了。

解决方案2保存到本地PST：相对于第一种方案，这种方案更受青睐一些，让用户全部下载到本地自己搞定就行了，这其实也是一种不得已而为之的推卸责任的做法。然而PST的原罪在于：没有保护，容易丢失；占用本地空间，速度越来越慢。

解决方案3邮件归档：相比备份方案，更加智能和精细；相比保存到本地PST方案，既可以代替PST，又能克服PST弊端。邮件归档功能可以永久保存企业邮箱往来邮件，帮助企业快速检索邮件，既可以降低一线设备的存储需求，同时又不影响用户的体验。

1. 防止数据丢失
可以集中、安全和全面地存储任意时间长度的全部邮件，并提供可靠保护，防止数据丢失。 
2. 满足法规要求
保持了邮件、即时消息等信息的原始状态，方便企业用户日后法规审计，实现了历史邮件，即时消息数据可追溯。
3. 降低邮件服务器工作负担
可以重新安置旧邮件，提供灵活的存储管理功能，降低存储要求，减少邮件服务器的工作负担。
4. 简化邮件备份和恢复
缩短了邮件服务器备份和恢复时间。用户还可以使用一键恢复功能，恢复自己丢失的邮件。
5. 高效地收发邮件
将企业邮箱和即时消息数据，通过云通信归档系统把他们备份到低成本的存储硬件上，使之存于日常的备份窗口外，当需要时可以即时获取所需数据并快速搜索。
6. 备份PST文件
pST文件容易出错，很难管理。通过集中归档所有pST文件，可以永久性解决这个问题。

邮件归档是对邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问，主要是针对海量数据的应用，是对数据进行有效的迁移和管理。当数据停止改变或不被频繁使用时，通过邮件归档系统把他们转移到低成本的存储硬件上，使之存于日常的备份窗口外；当需要时，可以即时获取所需数据并快速搜索。为企业电子邮件的法规遵从和规则的执行，实现了高度集成化、中心化，并可实现实时监测等功能。

因此，综合起来，归档不但能够解决我们常规的数据保留和查询问题，其实还解决了其他两个问题：存储管理和数据保护。